Конструктор делового письма
Часть 8 из 16 Информация о книге
Для доступа к библиотеке пройдите авторизацию
Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит нам при минимальных вложениях получить мощный PR-эффект и наглядно продемонстрировать нашу социально ответственную позицию.
В поселке, где проживают наши сотрудники, есть единственный очаг культуры – центр «Факел». В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».
К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.
Считаю, что нам необходимо поддержать центр «Факел», показать, что мы заботимся о регионе и его жителях, – и улучшить тем самым имидж нашего предприятия.
Начинаем с проблемы
Уважаемый Иван Петрович!
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с организацией досуга наших сотрудников и их односельчан.
В поселке, где проживают сотрудники, есть единственный очаг культуры – центр «Факел». В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».
К сожалению, из-за недостатка финансирования центр находится на грани закрытия. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.
Прошу санкционировать оказание помощи центру «Факел». Поддержав центр, мы позаботимся о досуге сотрудников – и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.
Три варианта универсальны – на их основе составлена еще одна структурная таблица книги, таблица для построения убеждающих писем.
Структура убеждающего письма
Вариантов три – возникает вопрос, как выбирать. Ответ зависит от двух факторов:
1) от того, есть ли у адресата проблема;
2) от того, осознает ли он эту проблему, стремится ли ее решить.
Если проблема есть и читатель о ней беспокоится, мы можем коротко упомянуть ее и перейти к возможности ее решения – или сразу начать с возможности. Если проблема есть, но читатель пока ею не обеспокоен, нужно его напугать, описать проблему «во всем безобразии», а потом предложить избавление. Если же проблемы и вовсе нет, выход один – говорить о возможности.
Предвижу вопрос: «А что делать, если мы не знаем, есть ли у адресата проблема?» В самом деле, нам неизвестно, кто прочтет наше объявление – худой человек или полный, спортивный или нет… В таком случае мы можем исходить из того, что наш адресат похож на типичных представителей своего класса.
Если мы вешаем объявление о фитнесе в бизнес-центре, то, скорее всего, наши читатели будут похожи на типичных обитателей бизнес-центров. Сидячая работа, нехватка времени, свежего воздуха, движения – все это будет для них актуально. Если мы пишем директору деревообрабатывающего комбината, расположенного в небольшом поселке, мы можем опираться на типичное представление о таком комбинате, поселке, директоре. Хотя, конечно, лучше знать конкретную ситуацию конкретного Ивана Петровича.
Пример 4.2. Перераспределение продукции между филиалами
Чтобы убедиться в эффективности схемы, проверим ее на практике. Возьмем письмо главному бухгалтеру некой крупной компании.
Пример 4.3. Встреча с иностранными студентами
Рассмотрим еще один пример – письмо ректорам вузов некоего региона.
Как видите, схема подходит для самых разных убеждающих писем, и после ее применения письмо начинает работать лучше. Возьмите ее на вооружение и используйте в переписке – результат не заставит себя ждать.
Резюме главы 4
Убеждающее письмо может начинаться с цели автора, с проблемы адресата или с возможности адресата.
Выбор варианта зависит от того,
1) интересна ли адресату цель автора;
2) есть ли у адресата проблема, которую автор может решить;
3) волнует ли адресата эта проблема.
В заключении суть резюмируется еще раз.
Глава 5
Продающие письма, коммерческие предложения
* * *
В предыдущей главе мы обсудили особенности написания любых убеждающих писем, а в этой более подробно остановимся на отдельной их разновидности – коммерческих предложениях (КП). В таком письме мы убеждаем адресата купить, и поэтому правила построения убеждающего письма полностью применимы к КП. Мы можем начать со своей цели, а можем – с потребностей адресата, и в любом случае нам нужно будет закончить предложением «делать, как сказано» и обещанием, что читателю от этого «будет счастье».
Структура письма-КП
Давайте возьмем три примера писем-КП – и структурируем их в соответствии с нашей таблицей.
Пример 5.1. Продажа запчастей
Некая компания хочет реализовать скопившиеся на складе запчасти и предлагает их клиентам в письме-КП. Самый очевидный шаг – начать письмо с цели, то есть с предложения эти запчасти купить.
Уважаемый Сергей Валентинович!
В поселке, где проживают наши сотрудники, есть единственный очаг культуры – центр «Факел». В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».
К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.
Считаю, что нам необходимо поддержать центр «Факел», показать, что мы заботимся о регионе и его жителях, – и улучшить тем самым имидж нашего предприятия.
Начинаем с проблемы
Уважаемый Иван Петрович!
Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с организацией досуга наших сотрудников и их односельчан.
В поселке, где проживают сотрудники, есть единственный очаг культуры – центр «Факел». В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».
К сожалению, из-за недостатка финансирования центр находится на грани закрытия. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.
Прошу санкционировать оказание помощи центру «Факел». Поддержав центр, мы позаботимся о досуге сотрудников – и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.
Три варианта универсальны – на их основе составлена еще одна структурная таблица книги, таблица для построения убеждающих писем.
Структура убеждающего письма
Вариантов три – возникает вопрос, как выбирать. Ответ зависит от двух факторов:
1) от того, есть ли у адресата проблема;
2) от того, осознает ли он эту проблему, стремится ли ее решить.
Если проблема есть и читатель о ней беспокоится, мы можем коротко упомянуть ее и перейти к возможности ее решения – или сразу начать с возможности. Если проблема есть, но читатель пока ею не обеспокоен, нужно его напугать, описать проблему «во всем безобразии», а потом предложить избавление. Если же проблемы и вовсе нет, выход один – говорить о возможности.
Предвижу вопрос: «А что делать, если мы не знаем, есть ли у адресата проблема?» В самом деле, нам неизвестно, кто прочтет наше объявление – худой человек или полный, спортивный или нет… В таком случае мы можем исходить из того, что наш адресат похож на типичных представителей своего класса.
Если мы вешаем объявление о фитнесе в бизнес-центре, то, скорее всего, наши читатели будут похожи на типичных обитателей бизнес-центров. Сидячая работа, нехватка времени, свежего воздуха, движения – все это будет для них актуально. Если мы пишем директору деревообрабатывающего комбината, расположенного в небольшом поселке, мы можем опираться на типичное представление о таком комбинате, поселке, директоре. Хотя, конечно, лучше знать конкретную ситуацию конкретного Ивана Петровича.
Пример 4.2. Перераспределение продукции между филиалами
Чтобы убедиться в эффективности схемы, проверим ее на практике. Возьмем письмо главному бухгалтеру некой крупной компании.
Пример 4.3. Встреча с иностранными студентами
Рассмотрим еще один пример – письмо ректорам вузов некоего региона.
Как видите, схема подходит для самых разных убеждающих писем, и после ее применения письмо начинает работать лучше. Возьмите ее на вооружение и используйте в переписке – результат не заставит себя ждать.
Резюме главы 4
Убеждающее письмо может начинаться с цели автора, с проблемы адресата или с возможности адресата.
Выбор варианта зависит от того,
1) интересна ли адресату цель автора;
2) есть ли у адресата проблема, которую автор может решить;
3) волнует ли адресата эта проблема.
В заключении суть резюмируется еще раз.
Глава 5
Продающие письма, коммерческие предложения
* * *
В предыдущей главе мы обсудили особенности написания любых убеждающих писем, а в этой более подробно остановимся на отдельной их разновидности – коммерческих предложениях (КП). В таком письме мы убеждаем адресата купить, и поэтому правила построения убеждающего письма полностью применимы к КП. Мы можем начать со своей цели, а можем – с потребностей адресата, и в любом случае нам нужно будет закончить предложением «делать, как сказано» и обещанием, что читателю от этого «будет счастье».
Структура письма-КП
Давайте возьмем три примера писем-КП – и структурируем их в соответствии с нашей таблицей.
Пример 5.1. Продажа запчастей
Некая компания хочет реализовать скопившиеся на складе запчасти и предлагает их клиентам в письме-КП. Самый очевидный шаг – начать письмо с цели, то есть с предложения эти запчасти купить.
Уважаемый Сергей Валентинович!