Конструктор делового письма
Часть 7 из 16 Информация о книге
Для доступа к библиотеке пройдите авторизацию
Конечно, занятость на выставке – довольно слабый аргумент. В конце концов, выставку запланировали не вчера, и, договариваясь о датах проведения обучения, можно было учесть временной конфликт. Но, как вы помните, письмо написано «по мотивам реальных событий», так что оставим выбор аргументации на совести автора исходного варианта.
И прежде чем заканчивать разговор об информирующих письмах, давайте еще раз вспомним текст, который уже рассматривали в первой главе.
Пример 3.3. Подбор персонала
Уважаемый Юрий Витальевич!
В рамках нашего сотрудничества по подбору персонала сообщаю Вам, что в декабре 2009 и январе 2010 года мы провели активную работу по поиску кандидатов на вакансию начальника цеха промышленной заморозки. К сожалению, в силу ряда объективных причин увеличить приток соискателей не удалось.
Для привлечения максимального числа кандидатов мы задействовали все существующие каналы. Была проведена усиленная кампания с использованием телевидения, наружной рекламы, адресной рассылки листовок и промоушен-акций. Информация распространялась по сети рекомендателей. Также были отработаны все предприятия области, на которых трудятся интересные для нас кандидаты.
Потенциальные кандидаты были выявлены, однако препятствиями для их представления стали уровень предлагаемой зарплаты и ограничение по возрасту.
• Заработная плата представлялась большинству кандидатов непривлекательной, так как уступала уровню оплаты на их текущем месте работы.
• Возрастное ограничение до 35 лет вынуждало отсеивать большинство соискателей, так как средний возраст кандидатов составлял 40 лет.
В настоящее время мы продолжаем рекламную кампанию в СМИ, однако, на наш взгляд, было бы целесообразно скорректировать требования по вакансии. Предлагаем обсудить этот вопрос, чтобы повысить эффективность поиска кандидатов.
Это классическое информирующее письмо, и, говоря в терминах нашей схемы, начинается оно прямо. Можно было бы начать его и обтекаемо, например так:
Уважаемый Юрий Витальевич!
Сообщаю Вам о ходе и результатах работ по поиску кандидатов на вакансию начальника цеха промышленной заморозки, проведенных нами в декабре 2009 и январе 2010 года.
Для привлечения максимального числа кандидатов мы задействовали все существующие каналы. Была проведена усиленная кампания с использованием телевидения, наружной рекламы, адресной рассылки листовок и промоушен-акций. Информация распространялась по сети рекомендателей. Также были отработаны все предприятия области, на которых работают интересные для нас кандидаты.
Потенциальные кандидаты были выявлены, однако препятствиями для их представления стали уровень предлагаемой зарплаты и ограничение по возрасту.
• Заработная плата представлялась большинству кандидатов непривлекательной, так как уступала уровню оплаты на их текущем месте работы.
• Возрастное ограничение до 35 лет вынуждало отсеивать большинство соискателей, так как средний возраст кандидатов составлял 40 лет.
В настоящее время мы продолжаем рекламную кампанию в СМИ, однако, на наш взгляд, было бы целесообразно скорректировать требования по вакансии. Предлагаем обсудить этот вопрос, чтобы повысить эффективность поиска кандидатов.
Какой вариант вы бы выбрали – прямой или обтекаемый? Первый более ясный, второй более безопасный. Но если вы решаете, что важнее безопасность, не забудьте учесть один важный момент.
Прочтите еще раз обтекаемое письмо. Вам не кажется, что его автор выглядит более виноватым, неуверенным, как будто что-то скрывает?
Каждому из нас присущ инстинкт самосохранения, и в сомнительной ситуации мы предполагаем плохое. Не обнаружив в кармане мобильного телефона, мы тут же пугаемся: «Украли!» – хотя, скорее всего, аппарат спокойно лежит в сумке.
Так же и с письмом – если мы не сообщаем суть ситуации явно, читатель начинает предполагать, что эта ситуация «не фонтан». Он тут же обвиняет нас в том, что мы стараемся приукрасить картину, скрыть недостатки, юлим, ведем себя не очень порядочно.
Поэтому самый честный вариант все-таки явный, и, если он «совместим с жизнью», лучше останавливаться на нем. Ну а если явный вариант не подходит, потому что «открутят голову» или потому что нужно пощадить чувства читателя, тогда остаются два варианта: позитивный и обтекаемый.
Резюме главы 3
В начале информирующего письма суть формулируется прямо, позитивно или обтекаемо
Выбор варианта зависит от того,
1) насколько негативна сообщаемая информация;
2) насколько отрицательно на нее отреагирует адресат;
3) в насколько невыгодном свете информация выставляет автора.
В заключении суть резюмируется еще раз.
Глава 4
Убеждающие письма
* * *
Если цель информирующего письма – донести до читателя факты, то цель убеждающего – сподвигнуть адресата что-нибудь сделать. Выделить средства, дать ход предложению, принять меры – нужное подчеркнуть. Классический пример убеждающего письма – предложение помочь клубу «Факел», которое мы обсуждали в первой главе. Повторю здесь текст, на котором мы остановились.
Уважаемый Иван Петрович!
Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».
«Факел» служит для жителей поселка, и в том числе наших сотрудников, единственным очагом культуры. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».
К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.
Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан – и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.
Возможно, тогда эта редакция вас устроила, но не исключено, что вы забраковали начало письма: начинать прямо с просьбы могло показаться слишком опасным. В этих опасениях есть резон. Мы говорим адресату: «Давай поможем “Факелу”». А он нам: «Не хочу, мне неинтересно». Разговор на этом заканчивается, письмо откладывается в сторону, и все наши тщательно подобранные аргументы не оказывают на адресата никакого действия, поскольку он их не читает.
Как же не допустить такого развития событий? Давайте искать ответ вместе.
Любое убеждающее послание состоит из двух блоков: блока, в котором вы сообщаете, что адресат должен сделать, и блока, где говорится, какая ему от этого будет польза.
Представьте, например, что у вас есть коллега, которому не мешало бы заняться своей физической формой, подкачать мышцы, сбросить пару лишних килограммов, – и вы пытаетесь уговорить его начать вместе с вами ходить в фитнес-центр. В этом случае наши блоки будут выглядеть так.
Вы сможете начать с предложения записаться в спортзал или с пользы, которую занятия принесут коллеге. Выбор будет зависеть от заинтересованности собеседника. Того, кто уже горит желанием тренироваться, привлечет первый вариант, а для тех, кто фитнесом не интересуется, подойдет второй.
Как начать с тренировок (то есть с того, чего мы от читателя добиваемся), более-менее ясно – нужно просто пригласить человека в спортзал. Ну а для того чтобы начать с пользы, есть два пути. Мы можем предложить адресату возможности или помочь решить актуальную для него проблему.
Кстати, обратите внимание на заключительный блок. В соответствии с принципом «суть → детали → суть» мы помещаем в конце письма его резюме. Но поскольку послание состоит из двух блоков – «Делай, как сказано» и «Будет тебе счастье», – то и резюме получается составным. «Пара месяцев в спортзале» – это «Делай, как сказано». А «Сам не поверишь, что раньше был неспортивным» – это «Будет тебе счастье».
Эти же способы применимы для нашего письма о «Факеле». Вариант, начинающийся с цели, вы видели в начале главы, а другие два перед вами.
Пример 4.1. Оказание помощи центру «Факел»
Начинаем с возможности
Уважаемый Иван Петрович!
И прежде чем заканчивать разговор об информирующих письмах, давайте еще раз вспомним текст, который уже рассматривали в первой главе.
Пример 3.3. Подбор персонала
Уважаемый Юрий Витальевич!
В рамках нашего сотрудничества по подбору персонала сообщаю Вам, что в декабре 2009 и январе 2010 года мы провели активную работу по поиску кандидатов на вакансию начальника цеха промышленной заморозки. К сожалению, в силу ряда объективных причин увеличить приток соискателей не удалось.
Для привлечения максимального числа кандидатов мы задействовали все существующие каналы. Была проведена усиленная кампания с использованием телевидения, наружной рекламы, адресной рассылки листовок и промоушен-акций. Информация распространялась по сети рекомендателей. Также были отработаны все предприятия области, на которых трудятся интересные для нас кандидаты.
Потенциальные кандидаты были выявлены, однако препятствиями для их представления стали уровень предлагаемой зарплаты и ограничение по возрасту.
• Заработная плата представлялась большинству кандидатов непривлекательной, так как уступала уровню оплаты на их текущем месте работы.
• Возрастное ограничение до 35 лет вынуждало отсеивать большинство соискателей, так как средний возраст кандидатов составлял 40 лет.
В настоящее время мы продолжаем рекламную кампанию в СМИ, однако, на наш взгляд, было бы целесообразно скорректировать требования по вакансии. Предлагаем обсудить этот вопрос, чтобы повысить эффективность поиска кандидатов.
Это классическое информирующее письмо, и, говоря в терминах нашей схемы, начинается оно прямо. Можно было бы начать его и обтекаемо, например так:
Уважаемый Юрий Витальевич!
Сообщаю Вам о ходе и результатах работ по поиску кандидатов на вакансию начальника цеха промышленной заморозки, проведенных нами в декабре 2009 и январе 2010 года.
Для привлечения максимального числа кандидатов мы задействовали все существующие каналы. Была проведена усиленная кампания с использованием телевидения, наружной рекламы, адресной рассылки листовок и промоушен-акций. Информация распространялась по сети рекомендателей. Также были отработаны все предприятия области, на которых работают интересные для нас кандидаты.
Потенциальные кандидаты были выявлены, однако препятствиями для их представления стали уровень предлагаемой зарплаты и ограничение по возрасту.
• Заработная плата представлялась большинству кандидатов непривлекательной, так как уступала уровню оплаты на их текущем месте работы.
• Возрастное ограничение до 35 лет вынуждало отсеивать большинство соискателей, так как средний возраст кандидатов составлял 40 лет.
В настоящее время мы продолжаем рекламную кампанию в СМИ, однако, на наш взгляд, было бы целесообразно скорректировать требования по вакансии. Предлагаем обсудить этот вопрос, чтобы повысить эффективность поиска кандидатов.
Какой вариант вы бы выбрали – прямой или обтекаемый? Первый более ясный, второй более безопасный. Но если вы решаете, что важнее безопасность, не забудьте учесть один важный момент.
Прочтите еще раз обтекаемое письмо. Вам не кажется, что его автор выглядит более виноватым, неуверенным, как будто что-то скрывает?
Каждому из нас присущ инстинкт самосохранения, и в сомнительной ситуации мы предполагаем плохое. Не обнаружив в кармане мобильного телефона, мы тут же пугаемся: «Украли!» – хотя, скорее всего, аппарат спокойно лежит в сумке.
Так же и с письмом – если мы не сообщаем суть ситуации явно, читатель начинает предполагать, что эта ситуация «не фонтан». Он тут же обвиняет нас в том, что мы стараемся приукрасить картину, скрыть недостатки, юлим, ведем себя не очень порядочно.
Поэтому самый честный вариант все-таки явный, и, если он «совместим с жизнью», лучше останавливаться на нем. Ну а если явный вариант не подходит, потому что «открутят голову» или потому что нужно пощадить чувства читателя, тогда остаются два варианта: позитивный и обтекаемый.
Резюме главы 3
В начале информирующего письма суть формулируется прямо, позитивно или обтекаемо
Выбор варианта зависит от того,
1) насколько негативна сообщаемая информация;
2) насколько отрицательно на нее отреагирует адресат;
3) в насколько невыгодном свете информация выставляет автора.
В заключении суть резюмируется еще раз.
Глава 4
Убеждающие письма
* * *
Если цель информирующего письма – донести до читателя факты, то цель убеждающего – сподвигнуть адресата что-нибудь сделать. Выделить средства, дать ход предложению, принять меры – нужное подчеркнуть. Классический пример убеждающего письма – предложение помочь клубу «Факел», которое мы обсуждали в первой главе. Повторю здесь текст, на котором мы остановились.
Уважаемый Иван Петрович!
Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».
«Факел» служит для жителей поселка, и в том числе наших сотрудников, единственным очагом культуры. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».
К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.
Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан – и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.
Возможно, тогда эта редакция вас устроила, но не исключено, что вы забраковали начало письма: начинать прямо с просьбы могло показаться слишком опасным. В этих опасениях есть резон. Мы говорим адресату: «Давай поможем “Факелу”». А он нам: «Не хочу, мне неинтересно». Разговор на этом заканчивается, письмо откладывается в сторону, и все наши тщательно подобранные аргументы не оказывают на адресата никакого действия, поскольку он их не читает.
Как же не допустить такого развития событий? Давайте искать ответ вместе.
Любое убеждающее послание состоит из двух блоков: блока, в котором вы сообщаете, что адресат должен сделать, и блока, где говорится, какая ему от этого будет польза.
Представьте, например, что у вас есть коллега, которому не мешало бы заняться своей физической формой, подкачать мышцы, сбросить пару лишних килограммов, – и вы пытаетесь уговорить его начать вместе с вами ходить в фитнес-центр. В этом случае наши блоки будут выглядеть так.
Вы сможете начать с предложения записаться в спортзал или с пользы, которую занятия принесут коллеге. Выбор будет зависеть от заинтересованности собеседника. Того, кто уже горит желанием тренироваться, привлечет первый вариант, а для тех, кто фитнесом не интересуется, подойдет второй.
Как начать с тренировок (то есть с того, чего мы от читателя добиваемся), более-менее ясно – нужно просто пригласить человека в спортзал. Ну а для того чтобы начать с пользы, есть два пути. Мы можем предложить адресату возможности или помочь решить актуальную для него проблему.
Кстати, обратите внимание на заключительный блок. В соответствии с принципом «суть → детали → суть» мы помещаем в конце письма его резюме. Но поскольку послание состоит из двух блоков – «Делай, как сказано» и «Будет тебе счастье», – то и резюме получается составным. «Пара месяцев в спортзале» – это «Делай, как сказано». А «Сам не поверишь, что раньше был неспортивным» – это «Будет тебе счастье».
Эти же способы применимы для нашего письма о «Факеле». Вариант, начинающийся с цели, вы видели в начале главы, а другие два перед вами.
Пример 4.1. Оказание помощи центру «Факел»
Начинаем с возможности
Уважаемый Иван Петрович!