Конструктор делового письма
Часть 3 из 16 Информация о книге
Для доступа к библиотеке пройдите авторизацию
Уважаемый Иван Петрович!
Прошу Вас рассмотреть возможность оказания государственной поддержки в обеспечении горнодобывающих предприятий современным оборудованием.
Сегодня горнодобывающей отрасли в первую очередь необходимы комплексы скоростного бурения.
Производить такие комплексы способно научно-производственное объединение «Спутник».
Чтобы начать производство комплексов, НПО «Спутник» необходима государственная поддержка.
В связи с этим предлагаю инициировать создание ФГУП на базе НПО «Спутник» и обеспечить финансирование столь необходимого отрасли производства.
И в случае с «Факелом», и в примере со «Спутником» первые фразы абзацев образуют целостный рассказ – только пока без подробностей. По тому, насколько внятен этот рассказ, можно проверить, логично ли ваше письмо. Если «вид сверху» выглядит осмысленно, то таким же осмысленным и стройным будет и полное письмо со всеми деталями.
Варианты построения основной части письма
А теперь давайте сравним два «вида сверху» – вид письма о «Факеле» и вид письма о «Спутнике». При всем сходстве у них есть важное различие. Вот какое.
Главные мысли абзацев письма о «Спутнике» вытекают одна из другой, образуя цепочку. Их нельзя поменять местами – они имеют смысл только в определенной последовательности. Такой вариант построения письма принято называть дедуктивным.
С «Факелом» картина другая – каждый из абзацев здесь связан напрямую с сутью письма, и, если нужно, их можно переставить, поменять местами. Письмо построено в виде лучей – такой способ называют индуктивным.
Любое наше письмо строится либо по дедукции, либо по индукции, образуя, соответственно, цепочку или лучи.
Принципы построения письма
Какой из вариантов лучше выбирать? Для большинства текстов подходит цепочка. Лучи применимы только тогда, когда все письмо отвечает на один вопрос, например «Почему нужно купить оборудование XYZ». Абзацы «лучевого» письма обычно хочется пронумеровать: «Потому что 1) это оборудование сертифицировано для стран СНГ; 2) оно хорошо показало себя в условиях Заполярья; 3) его стоимость на 30 % ниже, чем у других производителей…» – ну и так далее. Если же мы рассказываем, что сначала случилось то-то, затем наши партнеры сделали то-то, а после этого произошло это и пришлось применять то, то письмо следует строить по цепочечной схеме.
Приведу еще два примера. Первый представляет собой цепочку. Во втором вполне можно увидеть лучи – ведь мы могли бы, например, сначала рассказать о том, что никто не захотел работать в компании, а после – о том, что мы использовали для привлечения все имеющиеся в нашем распоряжении каналы.
Пример 1.3. Поставка генераторов
Пример 1.4. Подбор персонала
Мы рассмотрели принцип «суть → детали → cуть» на многих примерах. Остается последний важный вопрос – обязательно ли применять этот принцип в каждом письме? Ответ: все зависит от размера письма и его насыщенности разнообразными фактами.
Программа максимум
Программа минимум
Если письмо достаточно длинное и изобилует деталями, в которых читатель может запутаться, лучше формулировать суть в начале и письма, и каждого из абзацев. Если же опасности завалить адресата фактами нет, можно ограничиться упоминанием сути в начале послания. Вот, собственно, и все рекомендации.
Мы разобрались с общими правилами построения писем – а в следующей главе выясним, как выбирать для них стиль.
Резюме главы 1
Письмо начинается с сути сообщения.
Факты излагаются по принципу:
• ЦЕПОЧКА (ДЕДУКЦИЯ)
Главная мысль каждого абзаца вытекает из предыдущего.
• ЛУЧИ (ИНДУКЦИЯ)
Каждый из абзацев связан напрямую с сутью письма.
Письмо заканчивается сутью – в альтернативной формулировке.
Глава 2
Стиль письма – общие правила. Лично/формально
С общими правилами структурирования текстов мы разобрались в первой главе. Теперь самое время задать аналогичные правила для выбора стиля письма. Все слышали о деловом стиле – но что представляет собой этот стиль и как его применять?
Представьте себе ситуацию: ЗАО «Клиент» просит у ООО «Компания» скидку, а ООО «Компания» в этой скидке отказывает, предлагая альтернативу. Перед вами семь вариантов формулировки отказа. Сравните их между собой – какая кажется вам оптимальной?
1
Уважаемый Денис Сергеевич!
ООО «Компания» выражает благодарность за проявление заинтересованности в сотрудничестве, однако вынуждено сообщить об отсутствии возможности предоставления указанной скидки в рамках текущих регламентов обслуживания, а также ценовой политики предприятия. Учитывая желание максимально удовлетворить интересы ЗАО «Клиент», ООО «Компания» выражает готовность предложить два альтернативных варианта.
2
Уважаемый Денис Сергеевич!
ООО «Компания» благодарит Вас за интерес к продуктам и услугам компании. К сожалению, в рамках действующей ценовой политики и регламентов обслуживания наше предприятие не имеет возможности предоставить запрашиваемую Вами скидку. Однако, стремясь максимально удовлетворить интересы ЗАО «Клиент», готово предложить два альтернативных варианта.
3
Прошу Вас рассмотреть возможность оказания государственной поддержки в обеспечении горнодобывающих предприятий современным оборудованием.
Сегодня горнодобывающей отрасли в первую очередь необходимы комплексы скоростного бурения.
Производить такие комплексы способно научно-производственное объединение «Спутник».
Чтобы начать производство комплексов, НПО «Спутник» необходима государственная поддержка.
В связи с этим предлагаю инициировать создание ФГУП на базе НПО «Спутник» и обеспечить финансирование столь необходимого отрасли производства.
И в случае с «Факелом», и в примере со «Спутником» первые фразы абзацев образуют целостный рассказ – только пока без подробностей. По тому, насколько внятен этот рассказ, можно проверить, логично ли ваше письмо. Если «вид сверху» выглядит осмысленно, то таким же осмысленным и стройным будет и полное письмо со всеми деталями.
Варианты построения основной части письма
А теперь давайте сравним два «вида сверху» – вид письма о «Факеле» и вид письма о «Спутнике». При всем сходстве у них есть важное различие. Вот какое.
Главные мысли абзацев письма о «Спутнике» вытекают одна из другой, образуя цепочку. Их нельзя поменять местами – они имеют смысл только в определенной последовательности. Такой вариант построения письма принято называть дедуктивным.
С «Факелом» картина другая – каждый из абзацев здесь связан напрямую с сутью письма, и, если нужно, их можно переставить, поменять местами. Письмо построено в виде лучей – такой способ называют индуктивным.
Любое наше письмо строится либо по дедукции, либо по индукции, образуя, соответственно, цепочку или лучи.
Принципы построения письма
Какой из вариантов лучше выбирать? Для большинства текстов подходит цепочка. Лучи применимы только тогда, когда все письмо отвечает на один вопрос, например «Почему нужно купить оборудование XYZ». Абзацы «лучевого» письма обычно хочется пронумеровать: «Потому что 1) это оборудование сертифицировано для стран СНГ; 2) оно хорошо показало себя в условиях Заполярья; 3) его стоимость на 30 % ниже, чем у других производителей…» – ну и так далее. Если же мы рассказываем, что сначала случилось то-то, затем наши партнеры сделали то-то, а после этого произошло это и пришлось применять то, то письмо следует строить по цепочечной схеме.
Приведу еще два примера. Первый представляет собой цепочку. Во втором вполне можно увидеть лучи – ведь мы могли бы, например, сначала рассказать о том, что никто не захотел работать в компании, а после – о том, что мы использовали для привлечения все имеющиеся в нашем распоряжении каналы.
Пример 1.3. Поставка генераторов
Пример 1.4. Подбор персонала
Мы рассмотрели принцип «суть → детали → cуть» на многих примерах. Остается последний важный вопрос – обязательно ли применять этот принцип в каждом письме? Ответ: все зависит от размера письма и его насыщенности разнообразными фактами.
Программа максимум
Программа минимум
Если письмо достаточно длинное и изобилует деталями, в которых читатель может запутаться, лучше формулировать суть в начале и письма, и каждого из абзацев. Если же опасности завалить адресата фактами нет, можно ограничиться упоминанием сути в начале послания. Вот, собственно, и все рекомендации.
Мы разобрались с общими правилами построения писем – а в следующей главе выясним, как выбирать для них стиль.
Резюме главы 1
Письмо начинается с сути сообщения.
Факты излагаются по принципу:
• ЦЕПОЧКА (ДЕДУКЦИЯ)
Главная мысль каждого абзаца вытекает из предыдущего.
• ЛУЧИ (ИНДУКЦИЯ)
Каждый из абзацев связан напрямую с сутью письма.
Письмо заканчивается сутью – в альтернативной формулировке.
Глава 2
Стиль письма – общие правила. Лично/формально
С общими правилами структурирования текстов мы разобрались в первой главе. Теперь самое время задать аналогичные правила для выбора стиля письма. Все слышали о деловом стиле – но что представляет собой этот стиль и как его применять?
Представьте себе ситуацию: ЗАО «Клиент» просит у ООО «Компания» скидку, а ООО «Компания» в этой скидке отказывает, предлагая альтернативу. Перед вами семь вариантов формулировки отказа. Сравните их между собой – какая кажется вам оптимальной?
1
Уважаемый Денис Сергеевич!
ООО «Компания» выражает благодарность за проявление заинтересованности в сотрудничестве, однако вынуждено сообщить об отсутствии возможности предоставления указанной скидки в рамках текущих регламентов обслуживания, а также ценовой политики предприятия. Учитывая желание максимально удовлетворить интересы ЗАО «Клиент», ООО «Компания» выражает готовность предложить два альтернативных варианта.
2
Уважаемый Денис Сергеевич!
ООО «Компания» благодарит Вас за интерес к продуктам и услугам компании. К сожалению, в рамках действующей ценовой политики и регламентов обслуживания наше предприятие не имеет возможности предоставить запрашиваемую Вами скидку. Однако, стремясь максимально удовлетворить интересы ЗАО «Клиент», готово предложить два альтернативных варианта.
3