Конструктор делового письма

Если вы – Иван Петрович, спорим, что вам не удастся с ходу понять, что от вас требуется и зачем. Это письмо очень похоже на первую инструкцию из нашего теста на запоминание. Сразу после обращения на ни в чем не повинного адресата обрушивается поток фактов – а зачем нужны эти факты, не сообщается. «В бюджете нет средств, нечем платить зарплату ведущим кружков и секций? А я тут при чем?» – удивляется Иван Петрович и с большой вероятностью закрывает письмо. Как же составить письмо, чтобы директор все-таки дочитал его?

Попробуем применить схему и «во первых строках» объяснить адресату, зачем мы пришли и для чего говорим про разруху в «Факеле».

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание культурного центра «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело.

Поддержав центр «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.



Согласитесь, стало понятнее (от самых въедливых и внимательных читателей я уже жду возражения: «Разве можно прямо после «здрасьте» о чем-то просить? Нас же сразу пошлют!» Я согласна. Такое начало действительно чревато – и у него есть альтернативы. Эти альтернативы мы подробно обсудим в третьей главе – об убеждающих письмах. Прим. авт.). Но середина письма все еще оставляет желать лучшего, и в ней по-прежнему нелегко разобраться. Попробуем сделать следующий шаг – поместить рыб к рыбам, птиц к птицам, а животных к животным.

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».

Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.

На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.

Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.



Стало еще удобнее и понятнее, и, в принципе, на этом шаге можно остановиться. Но мы еще раз применим принцип «суть → детали → суть». В начале письма мы уже сообщаем адресату, о чем дальше пойдет речь в письме. Попробуем сделать то же самое для каждого из абзацев.

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

«Факел» служит для жителей поселка, и в том числе наших сотрудников, единственным очагом культуры. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».

К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.

Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.

Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан – и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.



Обычно на тренингах, видя этот вариант, участники говорят: «О, теперь то что надо!» А вот что получится, если мы представим структуру этого письма на схеме.

Похожую картинку вы уже видели. Это и есть схема «суть → детали → суть»!





А теперь самое интересное. Попробуйте пробежать письмо глазами «по диагонали». Вы прочтете примерно следующее:

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

«Факел» служит для жителей поселка, и в том числе наших сотрудников, единственным очагом культуры.

К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования.

Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь.

Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан – и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании.



Можно сказать, что это то же письмо, только «с высоты птичьего полета», без деталей. Наш глаз выхватывает первые предложения каждого из абзацев, а в них как раз и заключена суть.

А теперь проверим, насколько вы внимательны и наблюдательны. Вы не заметили никакого несоответствия между названием метода, схемой и рассматриваемыми примерами? Взгляните еще раз. На схемах мы видим, что сначала сообщается суть, а затем детали: «суть → детали». А метод при этом называется «суть → детали → суть». Откуда же еще одна «суть» в конце?


Все очень просто. Давайте уберем из письма про «Факел» последний абзац:

Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».

«Факел» служит для жителей поселка, и в том числе для наших сотрудников, единственным очагом культуры. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой».

К сожалению, «Факелу» катастрофически не хватает финансирования. Средств на поддержание центра в районном бюджете нет. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. Используемое оборудование тоже давно устарело.

Наша организация могла бы оказать центру «Факел» посильную помощь. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований.



Согласитесь, в такой редакции письмо выглядит гораздо слабее. Пока вы добираетесь до последней строки, суть, сформулированная в начале письма, уже забывается. Письмо заканчивается малозначащими деталями – и будто «сдувается».

Что же такого ценного было в убранном последнем абзаце? «Считаю необходимым поддержать центр «Факел», сохранить его для наших сотрудников и их односельчан – и тем самым на деле продемонстрировать социально ответственную позицию нашей компании». Да ведь это выжимка письма, его резюме, то есть опять-таки СУТЬ – но сформулированная не так, как в начале.

Поэтому полная схема для метода «суть → детали → суть» выглядит так:





Возьмем еще один пример – на этот раз письмо, адресованное министру. Если этот министр – вы, какой из вариантов вы предпочтете прочесть – первый или второй?





Пример 1.2. Поддержка горнодобывающей отрасли





ВАРИАНТ 1


Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания государственной поддержки в обеспечении горнодобывающих предприятий современным оборудованием.

Наиболее востребованными в отрасли разработками сегодня являются высокопроизводительные комплексы типа «Омега», сокращающие время и расходы на бурение, и универсальные комплексы типа «Гамма», облегчающие работу в условиях труднодоступной и пересеченной местности. Производство этих комплексов возможно за счет внедрения инновационных технологий высокоэнергетического плазменного синтеза. Разработкой таких комплексов и внедрением инновационных технологий занимается возглавляемое академиком Ю. Ф. Петровым научно-производственное объединение «Спутник».

Применение технологий и оборудования, разработанных этим объединением, позволяет осуществить многие процессы, невозможные при использовании других технологий. Более 500 авторских свидетельств и патентов уже внедрены в различных отраслях народного хозяйства. Создание высокотехнологичных комплексов скоростного бурения возможно при условии использования научно-технического потенциала и производственной базы НПО «Спутник», эффективной загрузки его производственных мощностей и достаточного объема финансирования.

Производство комплексов можно организовать путем создания на базе НПО «Спутник» федерального государственного унитарного предприятия, получающего финансирование на государственном уровне, и утверждения государственной программы по содействию горнодобывающим предприятиям в покупке комплексов скоростного бурения.

В связи с этим предлагаю инициировать создание ФГУП на базе НПО «Спутник» и обеспечить финансирование производства комплексов скоростного бурения, разработанных на основе инновационных технологий.





ВАРИАНТ 2


Уважаемый Иван Петрович!

Прошу Вас рассмотреть возможность оказания государственной поддержки в обеспечении горнодобывающих предприятий современным оборудованием.

Сегодня горнодобывающей отрасли в первую очередь необходимы комплексы скоростного бурения. Эти комплексы позволяют уменьшить расход топлива и повысить эффективность и экологичность технологических процессов. Наиболее востребованы высокопроизводительные комплексы типа «Омега», сокращающие время и расходы на бурение, и универсальные комплексы типа «Гамма», облегчающие работу в условиях труднодоступной и пересеченной местности.

Производить такие комплексы способно научно-производственное объединение «Спутник». Это НПО, возглавляемое академиком Ю. Ф. Петровым, является разработчиком необходимой для производства комплексов технологии высокоэнергетического плазменного синтеза. Более 500 авторских свидетельств и патентов этого объединения уже внедрены в различных отраслях народного хозяйства. Мощности предприятия позволяют запустить комплексы скоростного бурения в производство.

Чтобы начать производство комплексов, НПО «Спутник» необходима государственная поддержка. Учитывая важность рассматриваемого направления, представляется целесообразным финансировать его на государственном уровне – путем создания на базе НПО «Спутник» федерального государственного унитарного предприятия и утверждения государственной программы по содействию горнодобывающим предприятиям в покупке комплексов скоростного бурения.

В связи с этим предлагаю инициировать создание ФГУП на базе НПО «Спутник» и обеспечить финансирование столь необходимого отрасли производства.



Второй вариант снова построен по принципу «суть → детали → суть». «С высоты птичьего полета» он выглядит так: